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武汉为您的银行和信用社编写政策文件的4个步骤

发布时间:2022-05-17 09:25:45 人气:1868 来源:天云祥客服外包

作者:Jonathan DeVore 2021年9月30日

为您的银行和信用社股份编写政策文件的4个步骤:

每家公司都有一个应做和不应做的事情、罐头和罐头、是和否的列表。这些规则和规定对于告知每个人公司中允许和不允许的事情至关重要。

随着您的银行或信用社的发展,沟通您公司的所有政策变得更加困难。但分享这些信息至关重要,尤其是对法规遵从性而言。

那么,您如何确保公司中的每个人都可以访问您的政策?简单:你把它们写下来。

,但并非所有书面政策文件都是平等创建的。

在我使用ScreenSteps(一种帮助公司记录和共享政策、流程和程序的知识库软件)的八年时间里,我指导公司如何编写清晰的政策,并在员工需要参考政策时使其易于查找。

有时,我帮助过的公司有模糊的政策,包含太多难以解析的信息,或者不够具体。

在本文中,我分享了为您的银行或信用社编写政策的四个步骤,这将使您的员工在正确的时间找到正确的政策,并以正确的方式应用这些政策。

步骤1:确定员工需要知道他们是否可以做某事的情况政策的目的不同于程序。政策帮助员工了解在特定情况下是否允许或应该做什么。然而,一个程序会教员工在做出决定后如何处理情况。我应该退款吗?检查政策。如果你应该提供退款,那么你需要检查如何实际发放退款的程序。

因此,为银行制定政策的步是确定员工需要知道他们是否能做些什么的情况。基本上,你们的政策是在回答这样一个问题:“我可以吗?”

这可能是一种情况,比如客户询问他们是否可以存入写在餐巾纸背面的支票。该政策将声明“只要包含以下信息,就可以……”

提示:您的大多数策略(如果不是全部的话)都会导致过程。在头脑风暴期间,你可以列出你想要记录的政策和程序。

第2步:写下与这些情况相关的问题现在你有了员工可能遇到的场景列表,写下与这些情况相关的问题。这些问题简单明了。

对于你的银行或信用社来说,这些问题的一些例子可以大致如下:

我可以存什么?另一种说法是,“我可以存一些不是支票的东西吗?”我可以向谁提供X贷款?我应该什么时候给自动取款机充值?确保你用员工(或客户)会问他们的方式表达这些问题。这些将成为你们政策的标题。这将使您的员工更容易在以后搜索和查找您的保单。

第3步:为这些问题写简单的答案在写政策时,大多数内容作者的倾向是让他们看起来非常正式和正式。尽可能避免这种情况。

您的政策不是针对合规官的,而是针对那些在线工作并且现在需要答案的员工。让他们更容易阅读!他们正在寻找不需要翻译就能理解和应用的说明。

一些政策(尤其是在金融行业)使用了很多法律术语,这是可以理解的。但如果事情太过技术化,员工就不会使用它们,因为它们没有帮助。

如果您必须包含所有法律术语,请尝试在可读性和可用性之间取得平衡d任何合规都需要快乐。尽可能使你的政策简单明了。

提示:不要将公司的所有政策都写在一个文档中。为每个一般政策(例如ATM政策、存款政策、货币汇率政策等)创建一个新文档。这使它们更容易更新,员工也更容易找到。

第4步:链接到与政策相关的程序一旦他们知道什么是允许的,什么是不允许的,他们就需要知道如何处理这种情况。这就是你的程序。

您可能想在您的策略中编写我们的过程。抵制诱惑!您希望您的政策和程序在单独的文档中。它们有不同的用途,所以要分开。这将使你的员工更容易找到他们需要的资源。

相反,请在策略中插入链接到相应文档化过程的超链接。那么,一旦员工了解了他们能做什么和不能做什么,他们就不需要搜索程序。

例如,假设一名员工问,“我应该什么时候给ATM机重新充值?”从你的书面政策中,他们了解到他们需要现在就去做。在策略的底部,您提供了一个指向程序(或多个程序)的链接,指导他们如何执行。

这一点很重要,因为您可能有20个与同一策略相关的不同过程。重新填充一种ATM的过程可能与重新填充另一种ATM的过程不同。您可以轻松地从策略链接到这些过程。

同样适用于您的过程。在自动取款机重新充值的过程中,在顶部添加一个指向政策的链接,该政策解释了自动取款机何时应该重新充值。

它可以节省员工的时间,并使他们更容易完成任务。

准备好用书面程序构建您的文档化策略了吗?为您的银行和信用社记录您的政策将帮助您的员工了解他们能做什么和不能做什么。下一步是帮助员工完成任务。书面程序可以指导员工逐步处理不同的情况。

有一个面向银行和信用合作社的ScreenSteps知识库,可以轻松创建、存储和与公司共享所有记录在案的政策、流程和程序。我们基于云的知识库有一个强大的搜索引擎,可以帮助您的员工在他们需要的时候找到他们需要的资源。

想要继续记录贵公司的所有政策、流程和程序吗?

一旦编写了策略,就开始编写如何处理这些不同情况的过程。通过下面的链接,学习如何分5步编写这些程序。关于Jonathan DeVore

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