我们将介绍12个步骤，以改进您发送给客户的信件。

1。千万不要使用匿名问候语，以“亲爱的尊贵客户”、“亲爱的客户”或“亲爱的占用人”开头的信件并不是向客户表明你关心他们的方式。如果你真的想表现出你对客户的重视，使用他们的名字。

我知道提前批量打印信件很有诱惑力，但如果可以的话，尽量避免这种情况。在可能的情况下，个性化客户互动、与客户建立关系是一种良好的做法。

2。如果不确定使用先生/夫人而不是名字，那么采用非正式的写信方式是很有诱惑力的，但是如果你是在客户生命的早期写信，更好还是使用先生/夫人

或，如果你在先生/夫人方面没有良好的记录，那么试着用“亲爱的Alex Smith”保持正式。

根据呼叫中心助手的民意调查，代理商称呼客户为

先生或夫人是最常见的，但似乎更好使用这种先生/夫人。作为一般原则，如果称呼客户的名字更适合公司的品牌形象，那么这样做肯定是有道理的。

这也取决于你写的信的类型。如果这封信有法律上的潜台词，更好使用Mr/Mrs.。然而，在写感谢信时，名字可能更合适。

向客户介绍他们希望得到的地址。

作为最后一点，如果这封信是对客户发送的一封信的回复，那么他们为自己使用的标题就是应该在您的回复中使用的标题。向客户提出他们希望得到的解决方案。

3。在发送之前，找人检查一下名字是否正确！总是确保你用正确的名字称呼别人。总是

避免此类问题的可靠方法是在信件发出前让人检查。

这将帮助您解决“亲爱的史密斯”综合征等问题，即某人的姓氏被错误地输入数据库。

同样，如果有人输入了一个假名，这也应该可以让你了解“亲爱的唐老鸭”。

虽然这听起来可能适得其反，但你不希望你的基本错误成为客户付出巨大努力的根本原因，或者在网上被分享……

你可以通过单击此处找到原始推文。

4。感谢他们的定制业务太频繁地将客户视为理所当然，对客户的感谢不够。

说“感谢您的订单”或“感谢您成为[公司名称]的客户”或“我们感谢您的业务”非常简单。

，但您甚至可以更进一步，提出一个不那么通用的签准，以显示客户作为个人的既得利益。

例如，如果客户已经在公司工作了10年，那么这封信可以包括这样一句话：“感谢您的订单和10多年的支持。非常感谢。”

尝试使用以下文章中的一些词语来表示礼貌：在客户服务中使用的更佳礼貌词语

5。提供一些回报如果你真的想表明你重视某人的习惯，那么提供一些回报可能是非常有价值的。

然而，尽量让这些“免费赠品”与您的公司相关，因为他们几乎肯定会以某种方式感兴趣，因为他们以前与您做过生意。

下面是一些可以添加到客户信函中的不错的奖金示例：

如果您下一次订单花费超过50英镑，则可获得10英镑的折扣券下一次订单可享受15%的折扣代码下一次订单免费送货一份免费的

杂志“设置”的好消息这些选项对客户来说就像是“作为我们的感谢，我随信附上……”使用人称代词“我是”而不是“我们是”对读者意味着作者作为一个个体对他们感兴趣。

给客户留下这样的印象，即他们在业务中有一位“内部人士”，这是提高客户忠诚度的好方法。

6。将重要信息放在PS部分通常说，一封信的第二大部分是PS部分，位于标题或标题之后。在许多情况下，收到信件的人在把它放在一边之前只是快速扫描一下。

关键信息需要以客户会注意到的方式突出显示。

实现这一点的一种方法是在正文后面包含一个引人注目的PS部分。

这可能是您信中主要信息的摘要，关于客户下一步应该采取什么措施的建议，或者您提供的报价的详细信息。

7。添加个人风格客户喜欢感觉他们的服务提供商是由真正的人运营的。

与一个不知名的组织打交道令人不快，所以采取简单的步骤让他们确切地知道他们在与谁打交道。

相信一个人关心优质服务比相信一家公司关心优质服务更容易。

点名介绍自己，告诉他们一些与工作有关的事情，并亲自感谢他们的习惯。

相信一个人关心优质服务比相信一家公司关心优质服务更容易。

看看下面的例子，一位顾问确保她添加了独特的个人风格。

在信中，“Lanny”提到她经常有一个昵称，客户也可以用这个昵称称呼她，这在信中增加了个人元素。这是一个很好的建立融洽关系的工具。

8。采用清晰醒目的布局，有时你会有很多信息要传递。写密集的文本块，达到数百个单词，实际上保证了读者无法完全吸收。

确保信件的设计有助于沟通。当你需要包括详细的条款和条件时，把它们放在不同的页面上。如果你不这样做，收件人可能会推迟阅读。

将最重要的细节分离出来，并用自己的副标题清楚地标注出来。

9。使用简单、直截了当的语言，你可能对公司的行话太熟悉了，以至于忘记了其他人是如何不太清楚的。让客户破解你的信件不会鼓励参与。

和的消费者最多只能把行话理解为胡说八道。在最坏的情况下，他们认为这是不诚实的，因为这可能看起来像是你在隐藏自己的真实意思。

让你的信息清晰直接，即使是在细节上。

这封信也应该在适当的时候用乐观的语气写。所以，试着在

10中加入以下一些积极的词汇、短语和同理心陈述。告诉客户如何与您联系。如果客户确实需要与您联系以获取更多信息，则应尽可能不费吹灰之力。

您不仅需要提供一系列选项，例如电话、电子邮件或社交媒体渠道，还应该在通信中突出显示它们。

客户如果已经收到您的来信，则无需在网上查询您的详细信息。那么，为什么不包括一个清晰的联系人目录，比如这里的那个。

11。告诉客户如何停止接收信件如今，大多数通信都可以用“蜗牛邮件”以外的格式处理。

也许提供硬拷贝对您的业务至关重要，或者您正在响应已知的客户偏好。如果不是的话，远离信件可以帮你省钱，帮助你达到环保目标。

客户通常热衷于切换到其他格式，因为您的许多信件会被一次查看并扔掉。然而，顾客不太可能花这些钱dsps“这一技巧在我们的文章中有更详细的讨论：改进实时聊天的10个更佳实践

您在撰写良好的客户服务信函方面有何经验

关于给客户的信中不应包含哪些内容的指导，请尝试阅读以下文章：亲爱的尊贵客户——如何不编写最初于2016年4月发布的客户服务信

。2018年5月更新